Todo sobre la Factura Electrónica Obligatoria este 2025 en España

El impulso definitivo a la digitalización empresarial

España, (EFE) Agosto 2025. La cuenta atrás para la obligatoriedad de la factura electrónica en España ya ha comenzado. Lo que para muchos es una futura obligación, para la normativa es una realidad inminente que afectará a todas las empresas y autónomos.

Esta medida nace de la Ley “Crea y Crece”, aprobada en 2022, y sus posteriores Reales Decretos, con un objetivo doble: acelerar la digitalización del tejido empresarial y combatir la morosidad en las operaciones comerciales. La factura electrónica busca además mejorar la transparencia fiscal y reducir el fraude, facilitando el control de las transacciones por parte de la Administración.

Aquí descubrirás cómo funciona la facturación electrónica, todos sus pormenores y la importancia de esta en el futuro.

¿Qué es la factura electrónica y por qué debes prestarle atención?

A menudo se confunde una factura electrónica con un simple PDF enviado por correo. Sin embargo, la verdadera factura electrónica es un documento digital estructurado con un formato específico (como Facturae) diseñado para ser legible y procesable por sistemas informáticos. Esto significa que incorpora elementos técnicos, como la firma electrónica, que garantizan la autenticidad y la integridad de la información.

Beneficios clave

• Reducción de la morosidad: Al estandarizar y agilizar la facturación, se acortan los plazos de pago en operaciones B2B.
• Automatización administrativa: La integración con software de gestión contable permite reducir tareas manuales y errores.
• Mayor seguridad y trazabilidad: Cada documento queda registrado y firmado digitalmente, lo que facilita auditorías y verificaciones.
• Ahorro de costes y sostenibilidad: La eliminación del papel y del envío físico reduce gastos y el impacto ambiental.

El calendario definitivo: fechas clave para empresas y autónomos

Aunque la ley fue aprobada en 2022, la entrada en vigor real depende del desarrollo reglamentario. Ese reglamento técnico fue publicado en diciembre de 2023, activando así los plazos de adaptación.

• Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Tienen un año desde la publicación del reglamento, es decir, hasta diciembre de 2024, para adaptarse.
• Pymes y autónomos con facturación inferior a 8 millones: Disponen de dos años, por lo que su fecha límite será diciembre de 2025.

En paralelo, entra en juego el sistema Veri*Factu, derivado de la Ley Antifraude, que obligará a que los programas de facturación envíen los registros directamente a la Agencia Tributaria:

• Sociedades: deberán cumplir con Veri*Factu a partir del 1 de enero de 2026.
• Autónomos: el plazo se extiende hasta el 1 de julio de 2026.

Requisitos técnicos y legales para cumplir con la normativa

Para poder emitir facturas electrónicas válidas no basta solamente con digitalizar el proceso. Para ello es necesario utilizar un software certificado que cumpla con las especificaciones establecidas.

El sistema elegido debe garantizar la integridad del contenido, es decir, que este no pueda ser alterado. Este debe también verificar la identidad del emisor, por lo que otro de los requisitos que ha de cumplir es el de la autenticidad.

Por último, la trazabilidad, lo cual hace alusión a que quede constancia de cada paso en el ciclo de vida de la factura.

Podemos señalar una serie de características básicas que este debe tener. Los requisitos básicos del sistema son los siguientes:

• El software debe ser capaz de generar facturas en formatos estructurados como Facturae.
• Permitir el intercambio automático de información entre empresas de manera automatizada.
• Incluir funciones exigidas por la Agencia Tributaria para Veri*Factu, como firma electrónica y código QR en cada documento.

Este proceso no es complejo si se elige para ello la herramienta adecuada. Para entender a fondo cómo funciona la facturación electrónica y qué características debe tener el software que elijas para tu negocio, es recomendable investigar y comparar soluciones especializadas que no solo te ayuden a cumplir con la ley, sino que también automaticen y simplifiquen tus procesos administrativos.

Consecuencias de no cumplir con la nueva normativa

Ignorar los plazos no solo puede salir caro, sino que compromete la operativa diaria del negocio.

• Riesgos y sanciones. Las multas por incumplimiento pueden alcanzar hasta 10.000 euros por cada infracción. Además, las autoridades podrían inhabilitar el sistema de facturación del infractor, lo que supondría una interrupción directa de la actividad comercial.
• Impacto en la gestión. Más allá de las sanciones, trabajar fuera de la legalidad provoca retrasos en los pagos, problemas en las relaciones comerciales y pérdida de competitividad frente a empresas que ya han adoptado la factura electrónica.

La proactividad como estrategia de éxito

La implantación obligatoria de la factura electrónica en 2025 no es simplemente un trámite administrativo: es una oportunidad para mejorar la eficiencia y competitividad del negocio.

El calendario con este nuevo sistema es diciembre de 2024 para las grandes empresas y 2025 para las Pymes y autónomos. En este sentido, hemos de cumplir con la doble normativa (Ley Crea y Crece así como Veri*Factu). Esta legislación nos exige estar preparados en este sentido antes de que comience el próximo año 2026.

Además, hemos de resaltar la importancia de seleccionar un software certificado, clave para cumplir con los requisitos técnicos y legales de esta. La factura electrónica es el futuro de la gestión empresarial en España, y la mejor forma de abordarla es con una estrategia proactiva. No esperes al último minuto para evitar sanciones; aprovecha la oportunidad para digitalizar tu negocio y hacerlo más eficiente, competitivo y seguro.